Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Die vollständigen Angaben des Verantwortlichen werden vor dem regulären geschäftlichen Einsatz ergänzt. Siehe auch Impressum.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• Angaben zu einer unterstützten Person und zur Beziehung zwischen Kontoinhaber und unterstützter Person,
• WhatsApp-Nachrichten, Sprachaufnahmen, Bilder und Dokumente, die an Martin (KI) gesendet werden,
• vom Nutzer freiwillig mitgeteilte Präferenzen, Geräteinformationen und hilfreiche Kontextangaben,
• Vertrags-, Paket- und Nutzungsdaten wie gebuchtes Paket und verbrauchtes Kontingent,
• technische Daten wie IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-/Geräteinformationen und Protokolldaten.

Bitte übermitteln Sie keine sensiblen Daten, die für das jeweilige Anliegen nicht erforderlich sind. Medizinische, rechtliche oder andere besonders sensible Informationen sollten nur übermittelt werden, wenn dies für das gewünschte Anliegen wirklich notwendig ist.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten insbesondere zur Bereitstellung der Website, zur Einrichtung und Verwaltung eines Kundenkontos, zur Durchführung des kostenlosen oder kostenpflichtigen digitalen Concierge-Angebots, zur Bearbeitung von Nachrichten, zur Personalisierung der Antworten und zur Missbrauchs- und IT-Sicherheitsprävention. Rechtsgrundlagen sind – abhängig vom konkreten Vorgang – insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an sicherem und zuverlässigem Betrieb sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung eingeholt wird.

4. Anmeldung für eine andere Person

Ein Zugang kann von einem Angehörigen oder einer anderen Person für eine unterstützte Person eingerichtet werden. In diesem Fall erhalten wir personenbezogene Daten teilweise nicht unmittelbar von der betroffenen Person. Die einrichtende Person muss bestätigen, dass die unterstützte Person mit der Kontaktaufnahme über WhatsApp einverstanden ist. Die unterstützte Person wird in der Willkommensnachricht darüber informiert, wer den Zugang eingerichtet hat und dass Martin (KI) ein digitaler, KI-gestützter Concierge ist.

5. WhatsApp und Meta

Für den Nachrichtenaustausch wird WhatsApp Business eingesetzt. Dabei werden insbesondere Telefonnummer, Nachrichteninhalte, Medien, technische Metadaten sowie Zustell- und Statusinformationen verarbeitet. Je nach technischer Ausgestaltung erfolgt die Kommunikation über Dienste der Meta-Unternehmensgruppe und die eingesetzte WhatsApp-Business-Infrastruktur. Bei der Nutzung von WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen des jeweiligen WhatsApp-Anbieters.

6. Automatisierung über n8n

Zur technischen Orchestrierung von Anmeldung, Kundenzuordnung, Nachrichtenverarbeitung, KI-Aufrufen und Versand wird n8n eingesetzt. Dabei können die für den jeweiligen Ablauf erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Wir beschränken die übermittelten Daten auf das für die jeweilige Funktion erforderliche Maß.

7. Datenbank und Kundengedächtnis über Supabase

Kunden-, Vertrags-, Präferenz- und Profilinformationen können in einer Supabase-basierten Datenbank gespeichert werden. Das persönliche Kundengedächtnis dient dazu, wiederkehrende Angaben – beispielsweise vorhandene Geräte, gewünschte Ansprache oder hilfreiche Präferenzen – nicht bei jeder Unterhaltung erneut abfragen zu müssen. Informationen werden nur gespeichert, soweit sie für den Concierge-Dienst erforderlich oder vom Nutzer bewusst zur dauerhaften Berücksichtigung mitgeteilt wurden.

8. KI-Verarbeitung und OpenAI

Zur Erstellung, Analyse oder Umwandlung von Texten, Bildern und Audiodaten können KI-Dienste eingesetzt werden, insbesondere Dienste von OpenAI. Inhalte werden dabei nur soweit an den KI-Dienst übermittelt, wie dies zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage erforderlich ist. Bei Nutzung von Business-/API-Angeboten erfolgt die Verarbeitung nach den hierfür geltenden Vertrags- und Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Funktionsweise finden Sie unter KI-Transparenz.

9. Sprach- und Bildverarbeitung

Sprachnachrichten können zur Transkription, Antworterstellung und Erzeugung einer Sprachantwort verarbeitet werden. Bilder oder Dokumente können analysiert werden, wenn der Nutzer sie aktiv an Martin (KI) sendet. Bildgenerierungen werden nur auf ausdrückliche Nutzeranfrage erstellt.

10. Hosting über GitHub Pages

Die öffentliche Website wird derzeit über GitHub Pages bereitgestellt. Beim Abruf können technisch notwendige Verbindungs- und Protokolldaten, insbesondere IP-Adresse und Abrufdaten, durch GitHub verarbeitet werden. Dies dient der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website.

11. Lokaler Speicher, Cookies und Tracking

Die Website verwendet derzeit keine eigenen Analyse- oder Marketingtracker und kein Werbeprofiling. Für ausdrücklich gewünschte Funktionen der Anmeldung und des vorläufigen Kundenbereichs kann der Browser lokale Speicherfunktionen (Local Storage) verwenden, um Anmeldeentwürfe, Statusinformationen und die lokale Portalansicht auf dem verwendeten Gerät bereitzuhalten. Diese Speicherung dient der vom Nutzer angeforderten Funktion und nicht der Werbung oder dem Tracking. Sobald nicht erforderliche Analyse-, Marketing- oder Komforttechnologien eingesetzt werden, wird vor deren Einsatz – soweit gesetzlich erforderlich – eine Einwilligung eingeholt.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten werden nur an Dienstleister weitergegeben, soweit dies für Hosting, Kommunikation, Automatisierung, Datenbankbetrieb, KI-Verarbeitung, Sicherheit oder Vertragserfüllung erforderlich ist. Dazu können insbesondere GitHub, n8n, Supabase, Meta/WhatsApp und OpenAI gehören. Soweit Dienstleister in unserem Auftrag handeln, werden die datenschutzrechtlich erforderlichen Vereinbarungen abgeschlossen.

13. Drittlandübermittlungen

Einzelne Dienstleister können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit dies geschieht, erfolgt eine Übermittlung nur auf Grundlage der nach der DSGVO vorgesehenen Übermittlungsmechanismen, etwa eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck, die Vertragsdurchführung, Sicherheitszwecke oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Profildaten des Concierge werden gelöscht oder anonymisiert, wenn der Zugang beendet ist und keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

15. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

16. Datenlöschung

Hinweise zur Löschung und zur Identitätsprüfung finden Sie unter Datenlöschung.

17. Automatisierte Entscheidungen

Martin (KI) erstellt automatisiert Antworten und kann Anfragen technisch klassifizieren oder an unterschiedliche Verarbeitungsschritte weiterleiten. Es werden derzeit keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung allein durch Martin (KI) getroffen.

18. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung und Missbrauch zu schützen. Zugriffsrechte und gespeicherte Daten sollen auf das für den Dienst erforderliche Maß begrenzt werden.

19. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird aktualisiert, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.